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作者：宋厚辉 一、about reference manager.
二、打开样本数据库（Open sample database）.
三、数据库选择顺序的用户化定义（Customize the Database Sort Order）
四、库间参考文献的拷贝和转移（Copy or Move References from One Database to Another）
五、创建参考文献管理数据库（Building a Reference Manager Database）
六、参考文献的输入（Import References）.
七、插入新的参考文献（Insert a New Reference）.
八、参考文献拼写检查.
九、创建搜索策略（Create a Search Strategy）
十、搜索策略的保存（Save a Search Strategy）
十一、专业术语列表管理（Managing Reference Manager Term Lists）
十二、通过专业术语列表再重新利用参考文献（Retrieve References using Term Lists）
十三、在word加工器中建立参考目录（Building Bibliographies in Your Word Processor） 一、about reference manager
二、打开样本数据库（Open sample database）
用窗口上方的open打开sample.rmd，打开后发现文件由上下两个窗口区域组成。上方为编辑区，以文摘的形式显示，不过显示的内容都是下方所选ID的内容。默认的参考文献列表显示ref ID, Author, title（如下方窗口所示）。当然这些内容都可以自己定义。
三．参考文献列表显示的用户化定义（Customize the Reference List Display）
在菜单栏选择tools——Reference List Display。出现Reference List fields to Display对话框，第一行可以指定显示的顺序，第二行可以修饰以标题形式显示的文本，第三行可以选择用户浏览区（点击第三行可以出现上下栏菜单，可通过此菜单选择）。
改变顺序的方法是（比如将第三栏移到第一栏）：将鼠标移到第三栏处，当鼠标箭头变成向下的黑体箭头时，按下鼠标拖动即可（拖动方式类似word 文档）！
插入一栏可以点击Insert Col或直接在number of colum方框内入所需要的栏数。新插入的栏都以ID作为默认的标题（header），可以按上述方法修改。
最后点击OK，此时屏幕提示whether you would like to copy this reference list format to all reference lists，点yes，以后参考文献的显示就按照用户定义的格式。
栏宽的调整：类似word中表格的拖动，只要会用鼠标就会拖动调整。
三、数据库选择顺序的用户化定义（Customize the Database Sort Order）
1. 在已有的数据库中定义搜索顺序：菜单Tools——选择 Change Database Sort Order。现在定义是的sample数据库，用户可以通过下拉式菜单定义库选择顺序、升降序（比如作者，升序）。最后按sort，系统会自动按用户定义的格式搜索一遍，按close关闭。此时发现下面的窗口不是按ID升序排列，而是按作者进行升序排列。
2. 对于新的数据库，通过file——new database——advanced 定义
3. 选择顺序的瞬间改变（Change the Sort Order Instantly）：提供这种功能确实很酷，用户通过点击标题栏的ID（下面的那个窗口）就会发现，用鼠标点一次是升序，再点一次立马变成降序。点击其他栏目都会有类似的效果。
四、库间参考文献的拷贝和转移（Copy or Move References from One Database to Another）
注意此操作需要同时打开至少两个数据库，以创建新库为例：
1. 菜单file——new database，输入库名（比如test），然后点new保存。
2. 窗口下方会出现两个文件名sample 和test,点击窗口下方的sample打开。选中列表中的记录，如果需要选中多条，可通过shift (或ctrl，用过word人都知道)辅助选择，当选中多条记录时，sample上方的窗口会变成空白号），对于拨号上网，系统会自动拨号（但不会自动断开）。如果连接成功屏幕会显示搜索结果（别忘了把需要的参考文献移动到新库中），如果连接失败（尤其是局域网）很容易失败。屏幕会出现错误信息。
如何通过代理服务器连上网络：在刚才的窗口中请点击hosts左边的小按钮，在出现的对话框中点configure hosts,然后出现一个对话框，在对话框右边看到proxy server 没，点它。出现proxy server properties窗口，在proxy server protocol 栏中，选socks V5（默认状态是not using a proxy server,也就是默认的是拨号上网方式），在proxy server栏中输入本局域网的代理服务器IP地址（比较难，如果用户以前通过代理用OICQ聊过天，就知道这个IP地址的设置和QQ一样，如果不知道，就请教周围的高手吧）和端口port，在proxy server will perform DNS上打钩，然后输入本机上网用的用户名和密码（如果本人所处的局域网很牛逼，是清华或上海交大的，可以不用上网密码，如果本人的局域网只是小屁屁一个，比如浙江大学，还是老老实实的把你的用户名和密码输进去算了。）
C．如果搜索的结果太多怎么办？当然是重新定义搜索表达式。
菜单References —— Internet Search，第一行是刚才定义的，不要动。在Connector的第二行输入A，屏幕会弹出下拉式菜单（AND, NOT, OR）,选中AND；在field的第二个框内输入K（通过下拉式菜单选中keywords），在Parameter第二行输入另一个限制关键词（凡是到过图书馆查过资料的人都明白）。点中望远镜Start Retrieval（或F12），重新搜索。（注意同样的表达式搜索的结果可能不同，当然是鬼子每天都在更新数据库的缘故）。将结果中的重要部分拖到自己定义的数据库中，如果全部都想要，File——>Save As即可。如果一个都不想要，直接关闭即可（系统会提示是否保存，当然是no）,(要是拨号上网的千万别忘了断开连接，RM的最大缺点就是完成后不会自动挂断)。
尽管许多Z39.50 databases都是免费的，但并非每个网络都能连上。在下列三种情况下可能出现无法连接：一，数据库在更新的时候；二，用户所在的网络限制禁止连接商业端口（好多数据库都是建立在商业端口上的），特别是局域网。三，有些数据库是付费的（需要输入用户名和密码）。
六、参考文献的输入（Import References）
通过RM预设计的输入过滤器可以将用户所在机构提供下载的参考文献ASCII文本文件输入到用户指定的数据库中。首先从数据库服务机构下载记录（比如是从PubMed下载的）。
1. 打开两个数据库表格sample和test
2. References——> Import Text File,出现Import Text File对话框。
3. 利用下拉式菜单选择test数据库（这个数据库是刚才自己定义的，名称随便定），注意文本文件将要输入这个库中。
4. 在Filter下拉式菜单的右侧点击[…]按钮选择软件预设计的输入过滤器文件（默认在Reference Manager 9/Import文件夹中），选中PubMed.cap文件。
5. 在Text下拉式菜单的右侧选择[..]按钮找到Text File所在的目录（默认在Reference Manager 9/Samples文件夹中），找到PUBMED.txt，打开。在Reference Range栏中输入参考文献范围（all或自己定义，类似于打印文件，有些人喜欢全部打印，也有些人喜欢只打印其中的几页）。在Default Reprint Status栏中选择“再打印”状态（In File, Not In File and On Request），可以使系统自动跟踪文件。On request主要是跟踪再打印的日期，选中此项后下面的方框内显示的是当前日期。
6. Additional Keywords栏的作用是在整个输入的参考文献中添加通用关键词，将鼠标移到第一个方框内，输入PubMed，此时随着键盘的输入在方框的下方会自动出现下拉式菜单（和文献中的内容对应），如果输入的内容（pubmed）出现在动态列表中按enter即可，（因为上方的窗口以次只能显示一条记录）。移动时直接用鼠标将选中的记录从sample拖到test即可，如果移动三条记录则sample中将丢失三条（当然是被你移到test库中了）。如果不想让sample中的数据丢失，当然用拷贝命令了，方法如下：在用鼠标拖动的同时按住ctrl键即可（如果不按，就是移动）。
当然，这项工作也可以通过菜单Reference ——Copy Between Databases来完成，不过要麻烦的多哟。
五、创建参考文献管理数据库（Building a Reference Manager Database）
1. 从internet上搜索（首先电脑必须能拨号或通过其他方式上网，注意对于拨号连接，搜索完成后需要用户自己断开连接，因为reference manager 不会自动挂断）例如：利用internet搜索OVID技术公司提供的medline数据库（仅仅是全部medline医学数据库的一小部分）。
操作如下：菜单References——Internet Search。出现Retrieval 窗口，通过下拉式菜单选择数据库，选中Z39.50 sites。
A．选库：如果以前没有选择过Z39.50，也会显示Internet Host对话框。请点击hosts左边的小按钮。屏幕会出现Internet Host对话框，点下方的clear marks按钮，取消以前选择的数据库。找到ovid，或者在键盘上敲一下字母O，光标会自动移到以O开头的host上。点Ovid-Trial Server，又会出现一个下拉式菜单（类似于在windows资源管理器中的文件夹），找到Medline Practice Demo，其他的不要选了。点击Marked Host，屏幕会出现一行Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo（这就是我们要选择的数据库），最后点击OK（在中文系统中为确定）。回到retrieval窗口，此时Ovid-Trial Server-Medline Practice Demo就出现在hosts的由侧。
B．定义搜索表达式：在field栏中键入any（此时会自动出现下拉式菜单，选中anyfield）,在Parameter框内键入要搜索的关键词，按F12自动搜索（或者按菜单上面的“望远镜”符如果没有按Tab键进入下一个方框输入关键词。也可以根据方框最下面的F或α或ë改变输入的关键词的形式（还是F最好）。最后点击“import”将文本文件输入数据库中，输入完成后OK（确定），屏幕将显示输入结果，按close关闭。此时会发现当前窗口中又出现了一个以Imported命名的表格，其实该表格已经输入到用户定义的test文件中了，用户如果需要可以对其进行修改。
七、插入新的参考文献（Insert a New Reference）
主要针对键盘输入而言，比如论文、会议性文章等。
其Authors, Keywords and Periodical格式是基于已有的数据库，并可以进行动态关联。
1. 点击窗口下面的sample文件，激活样本数据库
2. 菜单Reference ——> New,进入Reference Edit窗口。
3. 第一栏为Ref. Type，通过下拉式菜单来实现。注意journal和journal（full）的区别，前者指的是在journal内输入文章，后者指的是整个journal而不是文章。
4. 利用鼠标或Tab键依次输入内容，注意：Ref ID是按照进库的顺序由系统自动编号。
5. 在title栏中输入题目，不要加标点符号，斜体字可以最后利用输出类型（output type）进行修改
6. 在author栏中作者的格式是Song H H;
7. Pub Date默认时间是计算机的当前时间，自己可以修改。在other栏中可以输入summer等，随自己的爱好。
8. Web/URL栏中输入文献的网页连接，
9. 一步步的操作，最后保存，并关闭
10. 对当前显示的记录修改时，可以通过上面的窗口修改，也可以通过双击下面的记录弹出整个屏幕进行修改
八、参考文献拼写检查
除了authors 和periodicals之外，RM对选中的单词或句子都可以进行拼写检查。选中要操作的单词或句子，按菜单栏上的abc按钮进行拼写检查，或者用tools——>Spell Check.如果有错误按change键修改。
九、创建搜索策略（Create a Search Strategy）
搜索包含以下项目：
field：可以选择一个或一组（比如作者）
Parameter：可以输入一个单词或句子
Connector：可以在搜索时借助AND, OR, or NOT来限制范围
操作如下：
1. 打开sample 和test数据库，打开菜单References——> Retrieve, 显示Retrieval 窗口，并发现Internet Search左边的方框没有打钩（表示在本地库内搜索）
2. 利用下拉式菜单选择All Databases或者某一个特定的数据库
3. 将鼠标移到Field的第一行，并输入K，则keyword自动进入空格内（当然用户也可以自己选择）
4. 按Tab键将光标移到Parameter栏中，输入dolphin或其他关键词，如果此词在库中有，则会自动弹出下拉式菜单，用户可以结合鼠标和enter选择，然后在dolphin后面输入一个*（星号），表示系统会自动搜索各种dolphin的变体，如dolphins、dolphining等.如果想缩小搜索范围，这一栏输入AND，将多个关键词连起来。不过当在同一栏中输入多个关键词时，要用大括号{}隔开，如{dolphin*} AND {behavior}。
5. 在connector的第二栏选择AND，在field栏输入Y，则year自动弹出；在parameter输入1998或其他年份（也可以是一个范围，如1998-2001）。
6. 点击望远镜符号（或F12）搜索
7. 搜索结果Results在屏幕的右侧（符合条件的记录用数字显示），用户可以点击该数字查看具体信息。
十、搜索策略的保存（Save a Search Strategy）
主要针对用户常用的策略
1. 打开菜单References——> Retrieve, 显示Retrieval 窗口（显示的是刚才定义的搜索策略）
2. 点击望远镜[start Retrieval,F12]右侧的小望远镜（鼠标移动到此位置时会出现Strategy Files），犹豫什么，点它。
3. 在出现的对话框中点save，又会出现一个小对话框（当然是叫你给这个文件起个名字拉），输入fuck （什么都行，只要你喜欢），OK。
4. 如果你再打开strategy files时，则fuck已出现在弹出的窗口current strategy中了，点load调用。
十一、专业术语列表管理（Managing Reference Manager Term Lists）
整体编辑术语列表（Globally Editing Term Lists）方法：
1. 先激活sample数据库，然后Term Manager——>active。首先显示的是Keyword列表。用户可以在窗口的上方看到Sample（表示当前操作的数据库，用户也可以通过工具条选择其它数据库）。
2. 点Author，显示Author列表,选中ANTHONY,K.
3. Term Manager——>Global Edit，出现一个窗口，在Destination栏中输入Anthony, K.，点Replace，这样数据库就知道原来的鸟人ANTHONY,K写错了，点OK，以后ANTHONY,K这个鸟就不存在了，当然是被 Anthony, K.代替了，你再看看左边的列表，果真如此。当然，如果用户不喜欢这个鸟的话，也可以Delete。
创建同义词（Create Synonyms）
1. Term Manager ——> Activate
2. 找到keywords中的east-coast，注意紧挨着east-coast还有一个单词east coast，用shift（或ctrl）和鼠标将这两个单词选中。
3. Term Manager ——>Combine Terms.这时数据库就知道原来east-coast和east coast是同义词。不信你看看表格，上面写着呢。
拷贝期刊列表（Copy a Periodical List）：
期刊列表中每个期刊含有四个同义词，分别是全称、标准简写形式、和两个用户自定义的名称。特别是当用户创建新库的时候，这些期刊都要手工输入（不累死你才怪）。既然数据库已经提供了许多期刊（化学、人类学和医学），拷贝过来算了。方法如下：
1. Term Manager ——> Activate，点中Periodical。
2. Term Manager ——Copy Periodicals,出现Copy Periodical对话框
3. 在Copy对应框内，点下拉式菜单，选Medical，此时下面的select框变黑。OK
4. 此时periodical显示的全是和医学有关的期刊，用户可以点击自己熟悉的期刊查看该期刊的全称和简称（在将来发表文章的时候可能用到，因为不同的出版社要求的格式不一样）
十二、通过专业术语列表再重新利用参考文献（Retrieve References using Term Lists）
1. Term Manager ——> Activate,点中Keywords
2. 找到animal behavior和 animal communication，借助shift和鼠标将二者选中
3. Term Manager——> Quick Retrieval，（或者点望远镜F12）
4. 在出现的对话框中选OR
5. 显示重新搜索的结果
十三、在word加工器中建立参考目录（Building Bibliographies in Your Word Processor）
1. 同时打开一个新的word文档和reference manager, 在word文档中，点工具（tool），马上发现Reference Manager 9已经在安装的同时自动嵌入word文档的工具栏中了。放心调用吧！！(有9种功能呢)。
2. 确定引用的参考文献（Identify References to Cite）方法1：在新文档中输入Its easy to Cite While You Write with Reference Manager，点Tools ——>Reference Manager 9 ——> Insert Citation，出现对话框。在identifying text栏中输入dolphin,在look栏中输入此文献所在的数据库（如sample）,然后点insert。这时库中符合条件的记录以列表的形式显示出来。如果符合条件的记录很多，而且查找不方便，可以再缩小查找范围重新查找。很简单，就是在上面的identifying text栏中dolphin的后面输入1996（dolphin 1996之间用空格隔开），然后点方框右侧的放大镜图表搜索，则符合条件的记录比刚才少多了。用户可以选中某个需要引用的记录(如果同时插入好几条，结合shift选择)，点insert。（注意：word文档中的tools——> Reference Manager 9——> Recall Last Search,点点看，会出现什么现象。哈哈，当然是刚才显示的文献列表喽）。
方法2：在word文档中输入Search and mark references in Reference Manager，然后切换到Reference Manager窗口，通过点中左边的方框选中一条或几条记录。在切换到word文档，将光标移到刚才输入的句子后面，点Tools ——>Reference Manager 9——> Insert Marked References。哈哈，刚才选中的记录自动引用上去了。
方法3：在word文档中输入Identify text in your manuscript and later scan the document to add Reference Manager place holders said Connor. {connor /d; behavior}，选择工具 ——> Reference Manager 9 ——> Scan Document，注意对话框中左右两边的界定符号是大括号{}（表示扫描的是大括号中的内容），然后点中对话框中的Identifying Text (separated by semi-colons)，按OK。在显示的列表中找到connor对应的记录，点insert,然后在找到behavior对应的记录，点insert。至此扫描结束。
3. 根据引用格式在word文档中创建对应的参考文献目录（Generate the Bibliography）
方法 一：在word 文档中点Tools ——>Reference Manager 9—— > Generate Bibliography.在对话框Output Style中点右边的[…]，在弹出的Reference Manager 9/Styles 目录中选择一种输出类型（就是你要投稿的那个期刊，当然要按人家的格式来了）。找到American Psychological Association ，（同时用户可以对参考文献的输出格式进行调整）。最后点OK确定。
如果用户对刚才的输出结果不满意，尤其是发现输出的参考文献行距太大或者没有标上数字，用户可以重新设定。方法：Tools ——>Reference Manager 9—— > Generate Bibliograph，看到对话框中的reset按钮了没，就是它，点中。然后随心所欲的设定吧，一遍不行可以再来一遍。方法二：直接在reference manager窗口中创建，Bibliography—— > Generate from Reference List，点开后发现出现的对话框和方法一的一样，用户看着办吧。
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